Logowanie do systemów PFRON potrafi sprawiać problemy, zwłaszcza przy pierwszym kontakcie. Fundusz udostępnia kilka platform – e-PFRON2, SODiR i SOW – i każda działa trochę inaczej. Pracodawcy najczęściej korzystają z e-PFRON2 do składania deklaracji, podczas gdy SODiR służy do wniosków o dofinansowanie wynagrodzeń. System SOW jest przeznaczony dla osób niepełnosprawnych ubiegających się o wsparcie.
Zanim rozpocznie się logowanie do PFRON, trzeba wiedzieć, który system wybrać. To podstawa – bez tego można stracić sporo czasu na błędnej stronie.
Który system PFRON wybrać
e-PFRON2 to zdalny system służący do obsługi dokumentacji i obowiązków sprawozdawczych względem PFRON. Zgodnie z przepisami, każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, który nie osiąga wymaganego poziomu zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami (6%), jest zobowiązany do składania deklaracji i wpłat na PFRON.
SODiR czyli System Obsługi Dofinansowań i Refundacji To idealne rozwiązanie dla pracodawców, którzy chcą ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami. Aplikacja SODiR działa w formie online lub offline. Możesz korzystać z niej bez stałego dostępu do Internetu.
System SOW natomiast przeznaczony jest głównie dla osób niepełnosprawnych, instytucji i pracodawców działających na rzecz osób z orzeczeniem o niepełnosprawności. Po aktywacji konta musisz je uwierzytelnić, co możesz zrobić za pomocą podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Uwierzytelnienie jest Ci niezbędne do korzystania z pełnej funkcjonalności systemu SOW.
Logowanie do e-PFRON2 – podstawowa procedura
Zalogowanie się do systemu e-PFRON wymaga wcześniejszej rejestracji. Nie da się po prostu wejść i założyć konta jak w typowym serwisie internetowym.
Jeśli jesteś pracodawcą zobowiązanym do comiesięcznych wpłat na PFRON, musisz złożyć deklarację DEK-Z. W przypadku zwolnienia z wpłat, należy dostarczyć informację INF-Z. Dodatkowo, musisz wypełnić zgłoszenie Administratora/Pełnomocnika (ZAP) w formie elektronicznej. Podpisane zgłoszenie należy wysłać do siedziby PFRON na adres: Aleja Jana Pawła II 13, 00-828 Warszawa.
Po dokonaniu rejestracji, PFRON przydzieli Ci numer w rejestrze, który zostanie wysłany listownie.
Ten numer to klucz do całego systemu. Bez niego logowanie do konta w PFRON nie będzie możliwe. Warto zapisać go w bezpiecznym miejscu – przyda się przy każdym kontakcie z funduszem.
Pierwsze logowanie do systemu
Wejdź na stronę: https://pracodawca.e-pfron.pl/login i wprowadź dane dostępowe, które otrzymałeś. Potrzebne będą trzy elementy: login wygenerowany automatycznie podczas rejestracji, hasło ustalone w zgłoszeniu ZAP oraz numer w rejestrze PFRON.
Podczas pierwszego logowania system poprosi Cię o zmianę hasła i zaakceptowanie regulaminu. Potwierdź też zapoznanie się z klauzulą informacyjną dotyczącą zasad przetwarzania danych osobowych w zakresie wpłat obowiązkowych i zaakceptuj zasady składania oświadczenia woli. To standardowa procedura przy pierwszym wejściu – system wymusza te kroki ze względów bezpieczeństwa.
Nowe hasło musi spełniać konkretne wymagania: od 8 do 30 znaków, bez polskich liter, z cyfrą, wielką literą i znakiem specjalnym. Warto je zapisać – odzyskiwanie dostępu zajmuje czas.
Logowanie do SODiR – dofinansowania wynagrodzeń
Proces logowania do SODiR wygląda nieco inaczej niż w przypadku e-PFRON2. Tutaj również wszystko zaczyna się od rejestracji, ale z innymi dokumentami.
Wniosek rejestracyjny dostarcz do PFRON najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzenia pracownikowi z niepełnosprawnością. Podczas rejestracji wybierz, czy chcesz składać wnioski w formie papierowej, czy elektronicznej. Wybierając opcję elektroniczną, otrzymasz od PFRON login i hasło do systemu SODiR.
Wniosek można wysłać pocztą lub dostarczyć osobiście do Biura Funduszu w Warszawie. Kolejne dokumenty kieruje się już do odpowiedniego oddziału terytorialnego.
Po otrzymaniu loginu i hasła, wejdź na stronę https://sod.pfron.org.pl/ i zaloguj się. Przy pierwszym logowaniu do platformy SODiR system również wymusi zmianę hasła – to element zabezpieczeń, którego nie da się pominąć.
Logowanie do SOW – dla osób niepełnosprawnych
System SOW działa inaczej niż pozostałe platformy PFRON. Tutaj rejestracja odbywa się bezpośrednio przez stronę internetową.
Wejdź na stronę SOW w PFRON i zarejestruj się, podając swoje dane. Po rejestracji otrzymasz e-mail z linkiem aktywacyjnym. Kliknij ten link, aby aktywować swoje konto. Bez aktywacji konto pozostanie zablokowane.
Kluczowy krok to uwierzytelnienie. Abyś mógł w pełni korzystać z systemu SOW dokonaj uwierzytelnienia przez profil zaufany na platformie ePUAP albo też przy pomocy kwalifikowalnego podpisu elektronicznego. To wymóg, którego nie da się obejść – bez uwierzytelnienia funkcjonalność systemu jest ograniczona.
Po uwierzytelnieniu możesz zalogować się do systemu, używając swojego adresu e-mail oraz hasła. Po zalogowaniu możesz od razu składać wnioski o dofinansowanie, a potem rozliczać otrzymane środki.
Najczęstsze problemy przy logowaniu
Zgubiony numer w rejestrze to klasyk. Bez niego zalogowanie się do PFRON przez e-PFRON2 jest niemożliwe. Jeśli list z numerem nie dotarł w ciągu 14 dni od wysłania dokumentów, warto zadzwonić na infolinię: 22 581 84 10. Działa w dni powszednie od 9:00 do 15:00.
Problemy z hasłem zdarzają się często, szczególnie gdy ktoś próbuje użyć polskich znaków. System ich nie akceptuje. Hasło musi zawierać kombinację cyfr, wielkich liter i znaków specjalnych – bez tego zmiana nie przejdzie.
Błędne dane logowania to kolejna pułapka. Login w systemie e-PFRON2 generuje się automatycznie – nie można go wymyślić samodzielnie. Jeśli login nie działa, prawdopodobnie rejestracja nie została zakończona lub dokumenty wymagają uzupełnienia.
Platforma działa w trybie 24/7, co pozwala na wygodne rozliczanie się z Funduszem bez wychodzenia z biura.
Stara przeglądarka potrafi zablokować dostęp. Internet Explorer często powoduje problemy z formularzami. Lepiej korzystać z aktualnej wersji Chrome, Firefox lub Edge.
Co zrobić po udanym logowaniu
Po pierwszym zalogowaniu do systemu e-PFRON warto sprawdzić, czy wszystkie dane pracodawcy są poprawne. Błędy w NIP-ie lub adresie mogą opóźnić rozliczenia.
W systemie SODiR po zalogowaniu można od razu przygotowywać dokumenty dotyczące dofinansowania. Wersja offline pozwala wypełniać formularze bez internetu, a później wysłać je po połączeniu z siecią.
System SOW po uwierzytelnieniu umożliwia składanie wniosków o różne formy wsparcia. Można śledzić status wniosku na każdym etapie i komunikować się z jednostką samorządową odpowiedzialną za jego rozpatrzenie.
Regularna zmiana hasła zwiększa bezpieczeństwo konta. Warto robić to co kilka miesięcy, szczególnie gdy dostęp do systemu ma kilka osób z firmy – księgowa, kadry, pełnomocnik.