Przypisy w dokumencie Word to nie tylko wymóg prac zaliczeniowych czy naukowych. To także wygodny sposób na uporządkowanie źródeł, dopowiedzeń i komentarzy, bez zaśmiecania głównego tekstu. Dobrze ustawione przypisy oszczędzają czas przy formatowaniu i poprawkach, szczególnie gdy tekst jest długi. Warto od razu nauczyć się pracy z przypisami „po bożemu” – z użyciem wbudowanych narzędzi, zamiast kombinowania z ręcznym dopisywaniem cyferek w indeksie górnym. Poniżej krok po kroku, jak to ogarnąć w praktyce.
Rodzaje przypisów w Wordzie – co i kiedy wybrać
Word oferuje dwa podstawowe typy przypisów: przypisy dolne oraz przypisy końcowe. Różnią się one miejscem wyświetlania, ale obsługuje się je bardzo podobnie.
Przypis dolny pojawia się na dole tej samej strony, na której znajduje się odnośnik w tekście. To najczęściej używana forma w pracach licencjackich, magisterskich, artykułach naukowych i większości dokumentów, gdzie trzeba cytować źródła.
Przypis końcowy trafia na koniec całego dokumentu (albo rozdziału – zależnie od ustawień). Sprawdza się, gdy dokument ma mieć „czysty” dół strony, np. w ebookach, dłuższych raportach, tekstach przeznaczonych do składu w innym programie.
Jeżeli uczelnia, wydawnictwo albo pracodawca narzuca sposób formatowania, najpierw warto sprawdzić wytyczne – zmiana typu przypisów przy gotowej pracy na 80 stronach to dodatkowa, zupełnie zbędna robota.
Jak wstawić pierwszy przypis dolny – krok po kroku
Do wstawiania przypisów w Wordzie używa się specjalnej funkcji z karty Odwołania. Dzięki temu Word sam numeruje przypisy, pilnuje ich kolejności i aktualizuje wszystko przy wstawianiu lub kasowaniu fragmentów tekstu.
- Otworzyć dokument w Wordzie i ustawić kursor w miejscu, gdzie ma pojawić się odnośnik przypisu – zazwyczaj bezpośrednio po cytacie, nawiasie lub kropce.
- Przejść na górnym pasku do zakładki Odwołania (ang. References – w zależności od wersji językowej).
- W grupie narzędzi „Przypisy” kliknąć przycisk Wstaw przypis dolny (lub „Insert Footnote”).
- Word automatycznie wstawi małą cyfrę w indeksie górnym w tekście oraz przeniesie kursor na dół strony, gdzie pojawi się linia oddzielająca przypisy od reszty dokumentu.
- Wpisać treść przypisu – np. dane bibliograficzne, krótki komentarz, wyjaśnienie skrótu itp.
Po zaakceptowaniu przypisu (Enter lub kliknięcie z powrotem w główny tekst) można pisać dalej, a Word będzie pilnował numeracji. Kolejne przypisy dolne można wstawiać dokładnie w ten sam sposób. W razie usunięcia któregoś z przypisów, numeracja automatycznie się przeliczy, więc nie ma potrzeby poprawiania cyferek ręcznie.
Przypisy końcowe – kiedy użyć i jak je dodać
Jeśli dokument ma mieć wszystkie objaśnienia zebrane w jednym miejscu, lepiej postawić na przypisy końcowe. Mechanizm działania jest podobny, ale warto od początku rozdzielić oba typy.
- Ustawić kursor w tekście tam, gdzie ma być odnośnik do przypisu końcowego.
- Wejść w zakładkę Odwołania.
- W tej samej sekcji „Przypisy” kliknąć Wstaw przypis końcowy (ang. Insert Endnote).
- Word przeniesie kursor na koniec dokumentu (albo rozdziału – zależnie od ustawień) i umożliwi wpisanie treści przypisu.
W jednym dokumencie można łączyć przypisy dolne i końcowe, ale w praktyce zwykle lepiej trzymać się jednego, konsekwentnego rozwiązania. Mieszanie typów bez wyraźnego powodu utrudnia czytanie i późniejszą korektę tekstu.
Ustawienia przypisów – numeracja, format i rozmieszczenie
Domyślne ustawienia przypisów zazwyczaj wystarczają do prostych dokumentów, ale przy poważniejszych tekstach warto je dopasować do swoich potrzeb lub wymogów formalnych.
Jak otworzyć zaawansowane opcje przypisów
Wszystkie ważniejsze ustawienia przypisów znajdują się w małym okienku ukrytym w sekcji „Przypisy”. Żeby się tam dostać, w zakładce Odwołania trzeba kliknąć małą strzałkę w prawym dolnym rogu tej sekcji. Otworzy się okno dialogowe „Przypisy dolne i końcowe”.
W tym miejscu można od razu przełączyć się między przypisami dolnymi a końcowymi, ustawić styl numeracji, początkową wartość numeru, a także zdecydować, czy przypisy są liczone dla całego dokumentu, czy osobno dla każdego rozdziału (sekcji).
Zmiany wprowadzone w tym oknie dotyczą przyszłych przypisów, ale większość ustawień można też zastosować do przypisów już istniejących, jeśli w oknie wybierze się odpowiedni zakres obowiązywania (np. „Cały dokument”).
Numeracja – cyfry, litery, symbole
Standardowa numeracja przypisów to cyfry arabskie: 1, 2, 3… W wielu pracach naukowych jest to wręcz wymagany format. Jeśli jednak dokument ma mieć mniej formalny charakter albo ma być specjalnie wyróżniony, nic nie stoi na przeszkodzie, by użyć liter lub innych znaków.
W polu Format liczby można wybrać m.in.: cyfry arabskie, cyfry rzymskie (I, II, III…), małe litery, duże litery. Możliwe jest także wstawienie symbolu – np. gwiazdki – zamiast numeracji, ale w praktyce sprawdza się to tylko przy krótszych tekstach i niewielkiej liczbie przypisów.
W tym samym oknie ustawia się, czy numeracja ma się resetować w każdej sekcji (np. rozdziale) czy być ciągła dla całego dokumentu. To kluczowe przy dłuższych pracach. Wydawnictwa i uczelnie często wymagają numeracji ciągłej – wtedy przy 80-stronicowym tekście przypis numer 1 pojawia się raz, na początku, a ostatni ma np. numer 150.
Położenie przypisów i ich wygląd
Dla przypisów dolnych można ustawić, czy mają się pojawiać dokładnie na dole strony, czy np. tuż pod tekstem. Praktycznie zawsze lepiej zostawić opcję Na dole strony, bo jest to czytelne i dobrze znane każdemu odbiorcy tekstu.
Przypisy końcowe można umieścić na samym końcu dokumentu lub na końcu sekcji. Opcja z końcem sekcji ma sens, jeśli dokument jest podzielony na rozdziały oznaczone jako osobne sekcje Worda (np. praca z wieloma rozdziałami, raporty działowe).
Wygląd tekstu przypisu (czcionka, rozmiar, interlinia) ustala się przy pomocy stylu „Przypis dolny” albo „Przypis końcowy”. Zamiast ręcznie zmieniać każdy przypis, wystarczy zmodyfikować styl – wszystkie przypisy automatycznie się dostosują.
Formatowanie przypisów – jak zrobić to porządnie
Większość osób wstawia przypisy poprawnie, ale później psuje ich wygląd ręcznymi modyfikacjami. W dłuższej perspektywie to strzał w kolano, bo każde większe poprawki zamieniają się wtedy w koszmar.
Praca ze stylami przypisów
Word używa dla przypisów osobnego stylu akapitu. Żeby go zmienić, należy otworzyć panel stylów (skrót klawiszowy Ctrl + Shift + Alt + S albo opcja „Style” na wstążce „Narzędzia główne”). Na liście stylów trzeba wyszukać pozycję „Przypis dolny” (lub „Przypis końcowy”, jeśli to je trzeba edytować).
Po kliknięciu prawym przyciskiem na nazwie stylu i wybraniu „Modyfikuj” można ustawić: czcionkę, rozmiar, wyrównanie, odstępy przed i po akapicie, interlinię. Wszelkie zmiany od razu obejmą wszystkie przypisy w dokumencie, także te, które zostaną dodane później.
Jeśli wymagany jest konkretny wygląd (np. czcionka 10 pt, interlinia 1,0, wyrównanie do lewej), najlepiej ustawić to od razu w stylu, zanim dokument urośnie do kilkudziesięciu stron. Potem ewentualne korekty sprowadzają się do jednej zmiany w stylu zamiast setek pojedynczych poprawek.
Odstęp między tekstem a przypisami
Linię oddzielającą przypisy od głównego tekstu można również zmodyfikować, ale jest to już mniej oczywista operacja. Robi się to przez edycję stylu tzw. separatora przypisów. W większości przypadków nie ma potrzeby tego dotykać – domyślny separator jest czytelny i akceptowalny prawie wszędzie.
Jeśli jednak przypisy zajmują dużo miejsca i nachodzą na stopkę lub inne elementy, lepiej najpierw sprawdzić marginesy strony i wysokość stopki, niż kombinować z separatorami. Nadmiarowe modyfikacje separatora potrafią później zepsuć układ dokumentu przy eksporcie do PDF albo druku.
Najczęstszy błąd przy formatowaniu przypisów to mieszanie ręcznych zmian (np. zmiana czcionki tylko w jednym przypisie) z modyfikacją stylu. Warto trzymać się jednej metody – najlepiej wszystkiego pilnować przez style, a ręczne poprawki zostawić wyłącznie na sytuacje wyjątkowe.
Jak usuwać i przenosić przypisy bez bałaganu
Żeby usunąć przypis w Wordzie, nie kasuje się treści na dole strony, tylko znak przypisu w głównym tekście. Po usunięciu tego znaczka odpowiadający mu przypis z dołu strony znika automatycznie, a numeracja się porządkuje.
Przenoszenie przypisu polega na przeniesieniu jego znacznika w tekście – wystarczy wyciąć małą cyfrę w indeksie górnym i wkleić ją w nowe miejsce. Word od razu dostosuje kolejność i numerację, bez konieczności ręcznej ingerencji.
Jeśli wskutek wielu poprawek numeracja przypisów wygląda podejrzanie (np. brakuje numeru 5, a po 4 jest od razu 6), warto zaznaczyć cały dokument (Ctrl + A) i zaktualizować pola (F9). W większości przypadków to wystarczy, żeby wszystko wróciło do ładu.
Szybsza praca z przypisami – skróty i praktyczne triki
Wstawianie przypisów przez wstążkę jest wygodne, ale przy większych tekstach szybciej pracuje się ze skrótami klawiaturowymi. W wielu wersjach Worda przypis dolny można wstawić kombinacją Ctrl + Alt + F, a przypis końcowy – Ctrl + Alt + D. Warto sprawdzić te skróty w swojej wersji programu, bo potrafią znacząco przyspieszyć pisanie.
W sytuacji, gdy trzeba skopiować fragment tekstu wraz z przypisami do innego dokumentu, najlepiej użyć zwykłego kopiuj-wklej. Word przeniesie wówczas nie tylko sam tekst, ale także przypisy i ich formatowanie. Trzeba jednak uważać przy wklejaniu do dokumentu, który ma już istniejące przypisy – numeracja może się przeliczyć, więc dobrze jest na końcu zaktualizować pola i przejrzeć dokument pod kątem spójności.
Przy oddawaniu dokumentu do druku lub wysyłaniu w PDF dobrze jest przejrzeć przypisy również po wygenerowaniu pliku. Czasem drobne różnice w składzie (np. inny podział stron) sprawiają, że dany przypis „przeskoczy” na następną stronę. W Wordzie zwykle da się to skorygować minimalną zmianą tekstu przed przypisem – np. skróceniem lub wydłużeniem zdania.
Dobrze opanowana praca z przypisami w Wordzie pozwala skupić się na treści, a nie na walce z numerkami i formatowaniem. Warto poświęcić kilkanaście minut na ogarnięcie ustawień i stylów – wtedy nawet obszerny tekst z dziesiątkami przypisów będzie dało się poprawiać i przerabiać bez nerwów i chaotycznych zmian na ostatnią chwilę.