Samochód handlowca, auto serwisowe i dostawczy bus mogą należeć do jednej firmy, ale pełnią różne funkcje, mają inne przebiegi, inne koszty i inną rolę w obsłudze klienta. Jeżeli dane o wszystkich pojazdach trafiają do jednego arkusza bez podziału na zadania, trudno ocenić, które auta są dobrze wykorzystane, a które generują zbyt wysokie koszty. Dlatego firma powinna widzieć flotę jako całość, ale analizować pojazdy według ich funkcji, sposobu użytkowania i realnego obciążenia pracą.
Dane o pojazdach nie powinny być rozproszone
W wielu firmach informacje o flocie są rozproszone. Dane o leasingu są u opiekuna finansowego, terminy przeglądów w arkuszu, faktury za paliwo w księgowości, zgłoszenia serwisowe w mailach, a historia tras w systemie GPS. Jeśli flota jest niewielka, model taki może być wystarczający. Przy flocie osobowej i dostawczej szybko prowadzi jednak do błędów, opóźnień i niepełnego obrazu kosztów.
Fleet manager potrzebuje jednego widoku podstawowych informacji: numeru rejestracyjnego, typu pojazdu, użytkownika lub działu, przebiegu, statusu, terminów serwisu, ubezpieczenia, kosztów paliwa lub energii oraz historii tras. Dopiero taki zestaw pozwala sprawdzić, czy pojazd pracuje zgodnie z przeznaczeniem i czy jego utrzymanie ma uzasadnienie w zadaniach, które wykonuje.
Auta osobowe, dostawcze i serwisowe wymagają osobnych kryteriów oceny
Auto osobowe używane przez przedstawiciela handlowego trzeba oceniać inaczej niż samochód dostawczy obsługujący klientów lub magazyny. W pierwszym przypadku większe znaczenie mają trasy służbowe i prywatne, przebiegi, styl jazdy, paliwo, terminy serwisu oraz zgodność użytkowania z polityką firmy. W pojeździe dostawczym większą rolę odgrywają okna czasowe, postoje pod rampą, geostrefy, trasy dostaw, dostępność auta do kolejnych zadań i wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Podobnie wygląda sytuacja z pojazdami serwisowymi. Często pokonują krótsze trasy, ale mają więcej postojów u klientów. Sam przebieg nie pokaże więc, czy auto pracuje intensywnie. Trzeba go zestawić z liczbą wizyt, czasem postoju, reakcją na zgłoszenia i dostępnością zespołu serwisowego.
Podział danych powinien wynikać z funkcji pojazdu
Pracę z flotą mieszaną warto zacząć od podziału, który odzwierciedla sposób używania pojazdów. Firma powinna rozdzielać dane co najmniej według:
- typu pojazdu: osobowy, dostawczy, serwisowy, specjalistyczny,
- działu lub użytkownika,
- rodzaju tras: lokalne, regionalne, międzynarodowe,
- napędu: diesel, benzyna, hybryda, elektryczny,
- kosztów: paliwo lub energia, serwis, opony, ubezpieczenie, opłaty,
- sposobu użycia: służbowy, prywatny, mieszany,
- zadań: sprzedaż, dostawy, serwis, transport narzędzi lub towaru.
Taki podział pozwala porównywać pojazdy wykonujące podobną pracę. Bez tego firma może błędnie ocenić pracę busa dostawczego przez pryzmat auta osobowego albo uznać samochód serwisowy za mało wykorzystywany tylko dlatego, że nie ma wysokiego przebiegu.
Rodzaj napędu wpływa na sposób kontroli kosztów
Floty firmowe coraz częściej łączą pojazdy z różnymi napędami. Obok diesla i benzyny pojawiają się hybrydy oraz auta elektryczne. To zwiększa liczbę danych, które trzeba kontrolować. W przypadku pojazdów spalinowych znaczenie ma zużycie paliwa, tankowania i styl jazdy. W autach elektrycznych dochodzą ładowania, zasięg, dostępność ładowarek, czas uzupełniania energii i koszt energii w różnych lokalizacjach.
Dlatego jeden wskaźnik kosztu nie wystarczy. Fleet manager powinien analizować pojazdy przez ich rzeczywiste zadania: czy auto jest dostępne wtedy, gdy firma go potrzebuje, czy trasa pasuje do napędu, czy koszty eksploatacji odpowiadają liczbie zadań i czy pojazd nie stoi zbyt długo bez uzasadnienia.
Monitoring floty samochodowej łączy dane o trasach, postojach i kosztach
Monitoring floty samochodowej zapewnia największą wartość wtedy, gdy nie ogranicza się do lokalizacji. W przypadku floty mieszanej powinien pokazywać trasy, postoje, geostrefy, przebiegi, wykorzystanie pojazdów, zużycie paliwa, przejazdy służbowe i prywatne oraz zdarzenia wymagające reakcji.
Dane z monitoringu pomagają odpowiedzieć na konkretne pytania: które pojazdy są dostępne, które stoją zbyt długo, które trasy powtarzają się najczęściej, gdzie pojawiają się niepotrzebne kilometry i które auta generują najwyższy koszt w stosunku do wykonanych zadań. To szczególnie ważne przy flotach, w których część pojazdów pracuje w sprzedaży, część w serwisie, a część w dostawach.
W tym zakresie wsparciem może być system zarządzania flotą. System umożliwia kontrolę lokalizacji pojazdów, tras, postojów, geostref i historii przejazdów, a także analizę danych potrzebnych do bieżącego zarządzania flotą. Przy flocie mieszanej pozwala fleet managerowi szybciej sprawdzić, czy dany pojazd pracuje zgodnie ze swoją funkcją i czy sposób jego użytkowania odpowiada kosztom utrzymania.