Jak stworzyć regulamin sklepu internetowego?

Czy każdy sklep internetowy musi mieć swój regulamin? Aktualne przepisy zobowiązują do jego zamieszczenia tylko te podmioty, które "świadczą usługi drogą elektroniczną" tj. usługi, które spełniają jednocześnie wszystkie poniższe kryteria:

eCommerce Standard 2012

Chcesz dowiedzieć się więcej o prowadzeniu sprzedaży w internecie? Już dzisiaj zapisz się na konferencję eCommerce Standard 2012 - najważniejsze spotkanie branży ecommerce!

1. usługa musi być wykonywana bez jednoczesnej obecności stron, czyli na odległość;

2. usługa musi być wykonywana poprzez przekaz danych na indywidualne żądanie usługobiorcy, czyli kupujący musi wyrazić taką wolę;

3. przesyłanie, odbieranie lub przechowywanie danych w ramach danej usługi musi odbywać się za pomocą urządzeń do elektronicznego przetwarzania;

4. nadawanie, odbieranie lub transmitowanie usługi powinno odbywać się za pomocą sieci telekomunikacyjnej.

Sama sprzedaż towarów w sieci zazwyczaj nie spełnia powyższych wymogów. W większości wypadków towar dostarczany i wydawany jest przez kuriera lub pocztę, czyli usługa jest realizowana poza siecią. Tym samym większość sklepów internetowych nie musi posiadać regulaminu. Wyjątkiem są np. sprzedawcy muzyki w postaci plików muzycznych, ebooków, dodatkowych funkcjonalności w grach online lub innych produktów cyfrowych, które są dostarczane przy pomocy internetu.

Dlaczego jednak warto posiadać regulamin? Przyczyna jest prosta - ułatwia on przedsiębiorcy funkcjonowanie i realizację innych obowiązków wobec konsumentów. W szczególności dotyczy to obowiązku poinformowania konsumenta najpóźniej w chwili złożenia mu propozycji zawarcia umowy o wszelkich istotnych aspektach zawieranej umowy oraz o przysługujących mu uprawnieniach.

Najłatwiejszym sposobem realizacji powyższego obowiązku jest właśnie sporządzenie i opublikowanie regulaminu.

Treść regulaminu

Prawo dokładnie określa elementy, które powinien zawierać regulamin:

1. rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną, czyli co i w jakim stopniu oferujemy naszym klientom;

2. warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:

a. wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca, czyli jaki sprzęt musimy posiadać, by móc dokonać zakupu

b. zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym

c. warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną

d. tryb postępowania reklamacyjnego.

Dodatkowo w regulaminie powinniśmy zawrzeć również informacje o ochronie niektórych praw konsumentów:

1. o imieniu i nazwisku (nazwie), adresie zamieszkania (siedziby) przedsiębiorcy oraz organie, który zarejestrował działalność gospodarczą przedsiębiorcy, a także numerze, pod którym przedsiębiorca został zarejestrowany

2. o istotnych właściwościach świadczenia i jego przedmiotu

3. o cenie lub wynagrodzeniu obejmujących wszystkie ich składniki, a w szczególności cła i podatki

4. o zasadach zapłaty ceny lub wynagrodzenia

5. o kosztach oraz terminie i sposobie dostawy

6. o prawie odstąpienia od umowy w terminie dziesięciu dni

7. o kosztach wynikających z korzystania ze środków porozumiewania się na odległość, jeżeli są one skalkulowane inaczej niż wedle normalnej taryfy

8. o terminie, w jakim oferta lub informacja o cenie albo wynagrodzeniu mają charakter wiążący

9. o minimalnym okresie, na jaki ma być zawarta umowa o świadczenia ciągłe lub okresowe

10. o miejscu i sposobie składania reklamacji

11. oraz o prawie wypowiedzenia umowy.

Jak sporządzić regulamin krok po kroku

Treść regulaminu powinna być jednoznaczna i czytelna dla konsumentów. Najłatwiej będzie go zatem podzielić na części. Można spośród niż wyróżnić sześć podstawowych elementów:

1. Postanowienia wstępne:

a) Opis usługodawcy, dane teleadresowe, dane rejestrowe.

b) Wskazanie czego dotyczy regulamin (np. świadczenia usług sprzedaży za pośrednictwem sklepu internetowego abc, do którego prowadzi domena abc.com).

c) Wskazanie do kogo należą prawa autorskie do serwisu oraz zawartych w nim treści.

2. Opis usług/produktów

a) Wskazanie ogólne zakresu świadczonych usług/towarów oraz ewentualnych dodatkowych funkcjonalności serwisu (forum, aplikacji, czat, etc.).

3. Zasady zamawiania towarów/usług

a) Opisanie zasad tworzenia kont w serwisie, zasad logowania oraz administrowania kontami.

b) Opisanie reguł zamawiania poszczególnych towarów oraz usług.

c) Wskazanie zasad dostawy towarów i usług.

4. Reklamacje, odstąpienie i wypowiedzenie umów

a) Określenie zasad wnoszenia reklamacji (formularzy reklamacji), termin ich rozpatrzenia, okres gwarancji.

b) Poinformowanie o ustawowym prawie odstąpienia od umowy, wskazanie zasad i terminów wypowiedzenia umów, ewentualnie innych zasad kończenia współpracy.

5. Dane osobowe

a) Określenie administratora danych osobowych.

b) Wskazanie zakresu przetwarzania oraz udostępniania danych podmiotom trzecim.

c) Wskazanie polityki bezpieczeństwa danych.

6. Postanowienia końcowe

a) Zasady zmiany regulaminu i powiadomienia o zmianach.

b) Wskazanie jakie przepisy obowiązują w sprawach nieuregulowanych w regulaminie.