Inteligentny autoresponder w Gmailu

Nowa opcja w poczcie Google umożliwia zapisywanie szablonów odpowiedzi na często powtarzające się e-maile. W trakcie odpisywania wystarczy wybrać zapisany szablon z rozwijanej listy i gotowe. Czynność tę można też w pełni zautomatyzować.

Standardowy autoresponder Gmaila umożliwia tylko wysyłanie jednego, zdefiniowanego przez użytkownika, tekstu w odpowiedzi na wszystkie przychodzące wiadomości lub tylko te, które otrzymujemy od znajomych z listy kontaktów. Przydatne, ale mało wyrafinowane.

Najpierw zapisujemy szablon odpowiedzi...Kliknij, aby powiększyćNajpierw zapisujemy szablon odpowiedzi...

Nowy, inteligentny autoresponder z pewnością będzie bardzo pomocny dla wszystkich użytkowników, którzy są zmuszeni do częstego wysyłania e-maili o identycznej (lub prawie identycznej) treści. Aby z niego skorzystać, trzeba najpierw zapisać przynajmniej jedną odpowiedź jako szablon. W tym celu przełączamy się na wersję angielską (wszystkie nowości są dostępne najpierw w angielskiej wersji serwisu), wchodzimy do Settings | Labs i tam zaznaczamy opcję Canned Responses (ang. canned - zakonserwowany, zapuszkowany). Teraz, gdy rozpoczniemy edycję nowej wiadomości lub będziemy odpowiadać na list, na górnym pasku obok odnośnika Attach a file zobaczymy link Canned responses. Umożliwia on zarówno zapisywanie treści wiadomości, jak i ich późniejsze wczytywanie.

...później wybieramy z listyKliknij, aby powiększyć...później wybieramy z listy

Aby w pełni zautomatyzować obsługę często powtarzającej się korespondencji, należy wejść do Settings | Filters i utworzyć odpowiednie filtry, korzystając z nowej opcji Send canned response. Tutaj trzeba postępować dość ostrożnie, aby nie rozesłać szablonowych odpowiedzi do adresatów, z którymi w ten sposób raczej nie chcielibyśmy się komunikować :-). W razie wątpliwości zawsze można skorzystać z opcji wstępnego testu działania filtra.

Tworzenie filtra automatyzującego obsługę pocztyKliknij, aby powiększyćTworzenie filtra automatyzującego obsługę poczty

Oczywiście, gdy już przywrócimy polską wersję Gmaila, nowo włączona funkcja pozostanie (tak jak to się dzieje w przypadku innych nowości) i będzie dostępna jako opcja: Odpowiedzi bazujące na szablonach.

Patrz też: blog Gmaila

Dołącz do dyskusji
Bądź pierwszy i zostaw komentarz.